Blog | ¿QUÉ HAY DETRÁS DE UN EVENTO?

¿Qué tipo de eventos hacemos?

• Convenciones
• Congresos
• Viajes de incentivo
• Seminarios
• Lanzamientos
• Posadas / Fiestas

¿Quién los hace?

El equipo de Grupos y Convenciones se encarga de la logística que involucra cada uno de los eventos. Y en conjunto con el equipo de Diseño y Producción hacemos la magia creativa.

¿Cómo preparamos la propuesta del cliente?

Todo empieza desde que el cliente nos da el brief y la información del evento. Una vez que sabemos qué es lo que el cliente busca, estudiamos los destinos buscando los mejores hoteles, restaurantes nuevos o tradicionales, atracciones nuevas, actividades y dinámicas diferentes. Esto lo hacemos con lluvias de ideas, búsqueda de artículos en línea, conversaciones con amigos, revistas y con nuestros operadores locales que son los expertos en cada ciudad.

¿Qué hacemos en una visita de inspección?

Previo a la fecha del evento, viajamos al destino seleccionado para vivir el programa que presentamos junto con el cliente y así poder revisar propuestas de hoteles y restaurantes, actividades, servicios, tiempos y movimientos. Todo con la finalidad de definir el minuto a minuto del evento con base a lo que revisamos y lograr el evento perfecto.

¿Cómo nos preparamos para el evento?

Hacemos juntas de trabajo involucrando al equipo de Grupos y Convenciones y al equipo de Diseño y Producción para aterrizar todo lo que se revisa en la visita de inspección y el feedback que nos da el cliente en relación a lo que quiere. Se hace un minuto a minuto con las actividades y tareas que se tienen que tener listas antes del evento, este documento tiene la información completa y el responsable de cada tarea, esto ayuda a que no se olvide nada y el evento salga impecable Aquí revisamos temas como, compra de boletos de avión, selección de menús, listas de hospedaje, transportación, gestión de actividades, selección de logos y branding del evento, realización del concepto creativo y todos los detalles necesarios para hacer una propuesta increíble. El éxito de un evento es todo lo que se hace en oficina y antes del evento.

¿Cuál es nuestra labor en el evento?

Debemos de llevar todo lo que presentamos a la realidad. Es el momento en el que todos los meses de trabajo entre nuestro equipo, cliente y proveedores nos unimos para lograr un evento excepcional.

Todo el equipo operativo está al tanto de sus tareas y del minuto a minuto para asegurarse de que todo salga a la perfección en coordinación con los proveedores. Y en caso de alguna eventualidad, todos debemos saber cómo reaccionar. Tratar a todos los participantes del evento por igual y que se sientan como en casa, darles la seguridad y la confianza de tenernos para que todos puedan disfrutar del evento por igual.

¿Qué sigue?

Terminando el evento, tenemos junta de retroalimentación con el cliente, donde discutimos qué les pareció el evento.

Hay que vivir los mejores momentos…!